Controle de estoque na assistência técnica. Entenda sua importância!

O controle de estoque na assistência técnica representa a organização e controle da quantidade de cada produto em estoque. É através desse controle que é possível determinar a necessidade de compras da assistência e não ter falta de material para entregar os serviços.

Muitas vezes os empresários negligenciam o controle de estoque na assistência técnica porque é uma prestação de serviço, não um comércio. Contudo, mesmo que você não venda nenhum produto, ainda é preciso garantir que seus técnicos possuem as peças e componentes necessários para a manutenção dos aparelhos.

Por que sua assistência precisa de controle de estoque

O controle de estoque na assistência técnica envolve manter o equilíbrio entre:

  • Garantir a quantidade suficiente para prestar os serviços
  • Gastos com armazenagem
  • Descontos ao comprar no atacado
  • Economia de tempo no atendimento

Sem a devida gestão, podemos ter vários problemas, que podemos destacar:

  • Produtos encalhados, pois foi comprado muito e não há demanda;
  • Maior gasto com aluguéis e seguros, já que precisa de mais espaço para armazenar estoque excessivo;
  • Perda de oportunidades de comprar com bons descontos em lotes maiores;
  • Atrasos nas entregas dos serviços por falta de insumo;
  • Perder vendas, pois a peça necessária está em falta; etc.

Já deu para perceber que o controle de estoque na assistência técnica é muito importante. Os prejuízos de não realizar essa gestão são enormes e podem levar a empresa a fechar as portas.

Como fazer controle de estoque na assistência técnica na prática

Organize o estoque e etiquete tudo

Primeiramente, separe um local da assistência técnica para armazenar o estoque de forma segura, organizada e limpa. É importante que as peças e ferramentas mais usadas tenham fácil acesso, para que os técnicos não percam tempo procurando pelos itens.

Em seguida, é importante estabelecer um sistema de etiqueta. As etiquetas são muito úteis para identificar cada item e facilitar o controle. 

Além disso, estabeleça os procedimentos de controle de estoque na assistência técnica. Isso significa definir os passos que devem ser seguidos quando um produto entra e sai do estoque, como onde ele deve ser armazenado, formas de registrá-lo no sistema, entre outros.

Agora que o estoque físico está organizado, vamos discutir sobre como gerenciar as informações, que podemos fazer através de planilhas e formulários, métodos Kanban e/ou plataformas digitais.

Planilhas e formulários

As planilhas e formulários são os métodos mais simples e utilizados para controle de estoque na assistência técnica. Entretanto, por ser uma forma manual, exige disciplina para não deixar de registrar as movimentações corretamente.

A flexibilidade e o baixo custo desse método são uns dos principais fatores para tantos utilizarem as planilhas. Além disso, você pode combinar diferentes planilhas para analisar sua operação como um todo.

O uso de ferramentas manuais se torna um desafio quando a assistência possui vários funcionários. Isso porque não há integração entre as informações, causando várias confusões e falhas de comunicação.

Método visual Kanban

O método Kanban facilita o controle de estoque na assistência técnica ao usar elementos visuais. Assim, é possível rapidamente saber quais peças estão com baixo estoque para realizar um novo pedido.

Em geral, no método Kanban é utilizado cores para facilitar o controle, como:

  • Vermelho: para itens que estão abaixo do estoque mínimo, exigindo um novo pedido de compra imediato;
  • Amarelo: itens que estão próximo do estoque mínimo e que logo precisam ser repostos;
  • Verde: itens com estoque suficiente.

É possível, por exemplo, colocar essas cores nas prateleiras do estoque. De forma que, conforme os itens são consumidos, as caixas vão ficando dentro de uma dessas cores para indicar o ponto de compra.

Se estiver utilizando das planilhas, você pode usar a formatação condicional para indicar que “quando item X estiver abaixo de tantas unidades, marque de vermelho”. Com isso, assim que você abre a planilha já sabe o nível de estoque de cada peça e componente.

Plataformas digitais

O uso de software para gestão de estoque é a melhor opção. Isso porque o software é capaz de integrar, automaticamente, todos os setores da empresa e facilitar o registro de todas as movimentações.

Afinal, com a correria do dia a dia, é comum deixar de registrar todas as entradas e saídas do estoque. O mesmo acontece com as ordens de serviço. Com isso, fica quase impossível ter segurança na disponibilidade de componentes e visão do desempenho operacional.

O software também permite acompanhar de perto o consumo dos recursos e acertar na hora de realizar novas compras de estoque. Além de ajudar na manutenção da saúde financeira e uma gestão baseada em evidência e fatos.

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É muito importante contar com parceiros de confiança para o controle de estoque na assistência técnica. Afinal, é preciso de um fornecedor que tenha as melhores condições e produtos.

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